Die Bedeutung von „Bearbeitungszeit“ kann je nach Branche, Aufgabe und Situation unterschiedlich sein. Werfen wir einen allgemeinen Blick auf die „Bearbeitungszeit“ und untersuchen wir verschiedene Methoden, mit denen Sie und Ihr Unternehmen schnelle Bearbeitungszeiten für Ihre Kunden und andere Aufträge erreichen können.
Mit „Durchlaufzeit“ ist im Allgemeinen die Dauer eines Prozesses von der Einleitung bis zum Abschluss gemeint.
Mit anderen Worten: Wenn Sie einen Vorgang starten, beispielsweise eine konkrete Aufgabe, beispielsweise die Lieferung eines Artikels, wie viel Zeit wird benötigt, um diesen Vorgang abzuschließen? Von Anfang bis Ende ist diese Zeitspanne die „Durchlaufzeit“. Eine schnelle oder kurze Durchlaufzeit ist für viele Unternehmen weitaus wünschenswerter als eine längere.
In verschiedenen Branchen und Teams gibt es spezielle Prozesse, die hinsichtlich ihrer Produktivität und Effizienz bewertet werden. In vielen Fällen hat die Dauer der Fertigstellung direkte Auswirkungen auf das Endergebnis und kann erhebliche Risiken bergen. Durch die Minimierung der Bearbeitungszeit können Unternehmen beispielsweise die Arbeitskosten senken.
Schnelle Durchlaufzeiten zu erreichen, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen, ist ein wünschenswertes und lohnendes Ziel. Bestimmte geschäftskritische Verfahren, die auf schnelle Durchlaufzeiten abzielen, bestehen aus:
Verlässliche medizinische Versorgung individuelle Betreuung
Entwicklung brandneuer Artikel
Genehmigung von Kundenkrediten
Genehmigung von Kapitalfinanzierungsanträgen
Effiziente Laborprozesse
In jedem Szenario ist der Unterschied zwischen einer verzögerten und einer sofortigen Lösung wichtig und kann zu negativen Ergebnissen und verpassten Möglichkeiten führen. Wenn Sie keine schnelle Reaktionszeit haben, kann dies zu finanziellen Verlusten für Ihr Unternehmen führen.
Der Prozess ist nicht dokumentiert und unklar. Die Prozesse werden manuell durchgeführt und erfordern viel menschliches Eingreifen. Die Übergabe von Aufträgen ist unklar oder wird unsachgemäß durchgeführt. Die Kommunikation während des Verfahrens ist mangelhaft. Lösungen sind getrennt und überholt.
Die Effizienz wird nie ermittelt oder falsch gemessen, wodurch die Probleme verborgen werden.
Durch die Sanierung von Prozessen können diese Probleme aufgedeckt und eine Initiative gestartet werden, um die Verfahrensdauer zu verkürzen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Genauigkeit, Leistung, Effizienz sowie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.
Wenn die Engpässe oder Fehler identifiziert sind, liegen einige der Ansatzpunkte für die Untersuchung in den manuellen Teilen Ihrer Abläufe. Dies können papierbasierte Formulare oder Aufzeichnungen, zur Genehmigung gesendete E-Mails, gemeinsam genutzte Daten, zur Nachverfolgung verwendete Tabellenkalkulationen usw. sein. Dies alles sind Anzeichen für eine praktische Datenverarbeitung und Entscheidungsfindung.
Die Vereinfachung von Abläufen kann schnell erreicht werden, indem manuelle Tätigkeiten in ein automatisches Prozesssystem übertragen werden. Jede Art von Aufgabe, die einem festgelegten Muster folgt oder durch vordefinierte Unternehmenslogiken gesteuert werden kann, ist ein idealer Kandidat für die Automatisierung.
Automatisierung verbessert die Durchlaufzeit, indem sie die Durchlaufzeiten minimiert. Denken Sie an die vielen Punkte, die einen menschlichen Mitarbeiter im Rahmen eines Projekts aufhalten können. Andere, dringendere Aufgaben können anfallen. Kinder können krank werden und müssen betreut werden. Geplante Urlaubsreisen können den Tagesablauf stören. Ein wichtiger Mitarbeiter in einer anderen Zeitzone hat möglicherweise früher Feierabend gemacht, sodass Entscheidungen erst am nächsten Morgen getroffen werden.
Diese Verzögerungen nehmen täglich zu und beeinträchtigen die Gesamtproduktivität. Als Alan den Kontakt zu Betty aufgab, war diese nicht in der Lage, wichtige Details rechtzeitig an Charlotte weiterzugeben. Charlotte hatte einen ganzen Tag für die Arbeit an dem Projekt eingeplant, doch aufgrund der verspäteten Übergabe erhielt sie die erforderlichen Aufgaben erst am nächsten Tag, als sie mit Besprechungen ausgebucht war, und geriet daher in ihrer Kommunikation mit David in Verzug.
Neuzuweisung von Aufgaben im Team.
Alle diese Funktionen, integriert mit der Unternehmenslogik zur geeigneten Weiterleitung von Aufträgen und Anforderungen, sorgen für eine deutlich gesteigerte Effizienz und Geschwindigkeit.
Die Entwicklung eines automatisierten Verfahrens kann per Drag-and-Drop erfolgen. Eine Form steht für jeden Job und kann mit verschiedenen anderen Jobs in der richtigen Reihenfolge verbunden werden (oder zu einem weiteren Teil des Verfahrens verzweigen), um die realen Vorgänge zu simulieren. Die einfache Darstellung des gesamten Verfahrens macht es sofort klar, dass es von allen Beteiligten diskutiert und kritisiert werden kann.
Wenn die Beteiligten zustimmen, kann das richtige Verfahren in Echtzeit getestet werden. Sobald die Tests erfolgreich sind und die Iterationen abgeschlossen sind, kann das Verfahren den Gruppen zur Verwendung im Feld übergeben werden.
Das System kümmert sich um die Verwaltung des Prozesses, indem es Aufgaben den richtigen Personen zuweist und bei Bedarf Warnungen, Erinnerungen und Eskalationen versendet, wodurch der Bedarf an Papier, Telefonanrufen, E-Mails, Tabellenkalkulationen und Konferenzen angepasst wird. Es stellt sicher, dass diese Aufgaben reibungslos ablaufen, indem die nächste Aufgabe gestartet wird, sobald die vorherige abgeschlossen ist, was zur Beendigung des gesamten Verfahrens führt.